珠海市东区粤兴纸品有限公司，位于浪漫之城珠海市吉大景园路8号，公司成立于1997年，是一个专业生产电脑纸、复印纸、传真纸、收银纸等高档办公用纸及各种计算机商业表格印刷的现代化厂家。该公司引进德国最新设备，能根据客户的要求特殊加工或来样定做如银行对账单、信用卡消费单、邮局话费单、医院收费单、工厂进出仓单、酒店收银单等单据；销售网络以珠江三角洲为核心，下设有东莞办事处、广州办事处，辐射全国各地以及东南亚、港、澳地区。

　　一、 信息化背景

　　近几年全球造纸行业发展很快，亚洲以8.5%的增长名列各大洲之首，而中国造纸行业又以18.13%的增幅名列亚洲之首。庞大的市场需求的拉动，使中国办公用纸市场步入快速增长期，粤兴纸品也得到了快速发展。

　　粤兴纸品以前的业务处理是手工做账，财务账交由代理记账公司处理。粤兴纸品的销售订单是通过传真方式传递到市场部的计划员，计划员用Microsoft Excel制做销售发货单。由于每天客户需求量大，加之产品小批量、多规格、变更性大等特点，制作一份发货单需要在不同的电子表格里频繁切换、拷贝、复制，操作繁琐且易发生错误。而且，市场部计划员手工统计当月销售数据，完成上报的销售报表一般需要5个工作日；而仓库统计收发存报表和采购统计采购汇总表也各需要5个工作日左右的工作时间。各部门与财务之间信息不能实现实时、有效共享，必须要等到月末各部门上报原始表单将数据交到财务进行再次汇总，单据报表多且重复劳动现象严重，员工的精力很大部分都消耗在核对数据上面，非常影响对数据的分析，经常会出现对账困难、回款信息不及时的现象，使得销售单据和表格的汇总统计效率降低。销售过程缺乏有效监督，也给后续部门的计划安排和日常运作增加了难度。

　　目前，粤兴纸品的销售环节，从珠海到全省乃至全国、到各地区的办事处、到下级的零售终端，涉及的环节非常多，整个业务流程也比较复杂。粤兴纸品公司纸的种类有200多种，不同品牌的纸又有不同规格型号，同一规格型号的克数又有所不同。所以，就非常需要及时、动态的查询库存现存量，以保证销售业务的正常开展和资金流的良性循环。

　　企业规模在不断扩大，企业决策者如果不能很好地快速地了解企业的收款情况，在某种程度上来说就会阻碍企业的发展。这就需要一个有效的管理工具来适应企业全面发展的需要。对此，粤兴纸品有限公司总经理谢总深有感触地说：

　　“平常工作中发现人手不足，一人多职，要严格执行业务制度就根本不可能了，而且缺乏有效的监控手段。销售回款的不及时直接影响到企业的资金周转运作，因此，我们迫切需要一张能随时了解各个客户的应收款、已收款、未收款情况的统计表及明细表，这对于企业的决策者来说是非常重要的。

　　“在以前的工作中,这张表是用Excel进行统计的。我们的业务多数是批发业务，有时在提货时客户会和我们直接现金结算，有时也会在下月或以后再付款，我们每天都需要出纳和会计进行对账，出纳部分统计的是现收款，会计部分统计的是应收款、现收款和未收款情况，数据有时会统计得不准确、不及时。

　　“随着企业销售规模的扩大，对物流和资金流的管理难度也越来越大。手工统计销售数据，速度慢、容易出错，账物经常不符，造成汇总数据不及时、不准确，对销售过程缺乏有效监督，造成大量死账呆账。结果造成企业在流通领域的成本居高不下，企业的生产、市场决策缺乏准确的量化依据。这就需要我们要有一个良好的管理系统，及时准确地解决这些问题。”

　　2005年初，粤兴纸品计划上一套管理软件，希望能做到实时监控、实时查询、动态了解企业的发展情况，同时可以很好地了解某一客户的价格管理情况，为企业经营者的决策提供服务。

　　二、  信息化解决方案

　　1.总体要求
　　
　　前期阶段粤兴纸品最急着要解决的是客户的应收款问题，即要实时查询到在某一时段某一客户的应收款、已收款、未收款，然后要规范出入库业务，实现电子打印单据，改变过去手工填写的习惯，提高工作效率。由于公司人员方面的原因，加上公司原材料的管理比较复杂，难以在短时间内整理客户的基础档案和基础数据，同时也担心系统上线后人员素质跟不上，影响正常生产工作，因此，2005年的实施计划是对产成品仓库进行管理，希望能实现实时的往来款管理、销售价格管理、出入库业务管理等，2006年再开始实施原料仓部分。

　　粤兴纸品在信息化规划中提出，在未来几年时间内，将依托计算机技术与软件管理理念，逐步优化业务流程，规范管理环节，建立沟通公司上下、内外联系的集物流、信息流、资金流于一体的信息管理系统。

　　2.软件选型

　　通过几个月的慎重比较，2005年5月中旬,粤兴纸品公司最终开始正式启用用友通财务业务一体化系统。经过快速的系统实施，在进销存和财务等手工账和计算机账并行3个月后，粤兴纸品财务业务一体化系统正式上线，甩掉了手工账。

　　对于系统选型的决策过程，谢总(公司总经理)回忆说:

　　“在选型时,我比较了好几家软件厂商，我们的选型依据一是看软件厂商的实力，二是看软件厂商的产品功能，三是看软件厂商的售后服务能力，最终我还是选择了用友。这是因为技术发展到现在，地域已经不再是优势，重要的是品牌的可信度、服务的支撑能力、企业的可持续发展。我想，企业要发展，软件肯定要不断升级，如果找的企业开发了软件以后自己都不存在了，我最终还是要换软件的，这就很麻烦，所以要考虑这个企业的可持续发展，而它的可持续性发展又能给我提供更好的服务。

　　3.粤兴纸品信息化系统解决方案

　　（1）系统实现目标

　　① 项目目前使用供应链的销售、采购、库存、核算模块。
           
　　② 系统能较好地协调销售与采购、仓库、物流管理之间的关系，各部门的计划编制有科学的依据，并能够根据实际需要进行规划和调整。
           
　　③ 系统能够集成各职能部门的各项资源并进行合理分配，缩短产品交货期，降低总体运营成本，提高客户服务满意度。
           
　　④ 系统实现各部门信息共享，提高各部门工作效率。
           
　　⑤ 系统能够理顺企业现有的主要流程并进行优化，促进企业核心竞争力的形成与提升。

　　（2）所使用系统模块的具体内容

　　① 财务系统：总账、往来管理、现金管理、项目管理、报表、现金流量表。
           
　　② 业务部分：采购管理、销售管理、库存管理、核算。

　　（3）主要业务流程

　　（4）实施阶段和交付成果
           
　　实施过程主要分为6个主要阶段，各阶段要以文档形式提交工作成果。
           
　　① 项目规划阶段：提交项目实施主计划。
           
　　② 蓝图设计阶段：提交项目实施方案。
           
　　③ 系统建设阶段：产品安装完毕。
           
　　④ 切换准备：系统基础档案初始化和录入。
           
　　⑤ 系统切换：系统构架完成。
           
　　⑥ 持续支持：第一个月数据无误，项目验收。

　　三、 信息化实施过程

　　人员培训是信息化实施的一个重要环节。在实施信息化前，企业的部分人员往往还没有意识到掌握计算机操作的重要性，这些操作人员中又有一部分会有一定的计算机基础知识，这就需要在整个实施过程中先带动基础好的人员先熟悉掌握，而个别不会操作的人员也就会有压力，环境会迫使他们去学习。

　　粤兴纸品公司目前软件操作员水平参差不齐。前台打单人员对Windows、Word、Excel操作还比较熟悉，但对管理软件的认识很少；财务人员欠缺，因为以前公司的财务账是交由代理记账公司做的，所以他们内部不做财务账，而现在要实现财务业务一体化，人员对管理软件的应用能力是必不可少的。因此，项目实施人员初步拟定先给他们进行简单的软件流程培训，让他们有一个大概的认识和理解，这对于今后的实施工作非常有必要。经过进一步的沟通，了解到粤兴纸品销售部的李晓华小姐所学的是会计专业，也就是说现在只有她接触过财务软件，曾经参加过会计电算化培训，可以说，她具有一定的软件使用功底，因此谢总要求将初始化建账这个艰巨的任务交由李晓华来处理。

　　李晓华首先协助实施人员完成前期初始化。她本人负责的是销售部的工作，业务比较繁忙，电话接听不断，但在繁重的初始化工作面前，她还是很配合实施人员的工作，从建账到基础资料的整理、档案设置、基础数据录入、补账……经常加班加点，毫无怨言，因为她心里跟所有项目工作人员一样渴望这个管理系统快速上线、步入正轨，为企业的发展贡献力量。

　　刚刚开始接触一个新生事物总会遇到这样或那样的不顺，李晓华(营销部经理)说：“系统的初始化阶段是辛苦而又艰巨的，所承受的压力也是巨大的。因为一边要忙业务，一边要忙系统初始化工作，而人的精力是有限的，我真担心数据录入有什么差错而导致返工。刚开始，每次软件公司的实施人员一离开，我的心里就吊了起来，非常害怕出错，害怕不懂得怎样操作，后来慢慢地我对整个系统的操作都比较熟练了，问题也少了，心里也踏实多了……”

　　李小雪（公司出纳）说：

　　“我虽然是公司的出纳，但在工作上我除了进行现金收点工作外，还要跟客户、供应商进行对账，和会计对账，工作也比较繁杂，平常对管理软件的认识就不深。当实施人员告诉我要操作哪一部分时，我的心里也是充满了疑问，不知道自己能否胜任这个岗位的工作，能否熟悉这个系统。于是，我让实施人员做了个简单的流程图，在图上反映我的日常工作，即要告诉我从哪里来到哪里去，一步一步写下来，然后我按着流程图进行操作。我不是会计专业，所以对会计分录完全不了解，但由于公司人员资源有限，不可能在短时间内去招兵买马，上了软件之后，谢总让我负责日常的核销、往来对账、业务核算、做凭证工作，软件公司实施人员为了方便我的工作，把我们企业中经常发生的经济业务写成模板，让我以后照着分录模板来做就可以了，这种方式使我迅速掌握了日常业务处理的方法”。

　　粤兴纸品的实施历时两个多月，2005年6月中旬左右，整个系统实施已进入尾声，经过1个多月的运行维护，系统运行逐步走入正轨。

　　营销部经理李晓华说：“自从上了软件以后，我每天都反复告诉自己要多学习知识，快速掌握操作技巧，通过管理软件的先进理念来减轻我们平时的工作量。软件技术发展到现在，软件本身不会成为实施的障碍，主要是相关人员的认识和支持程度。而公司其他人员对管理软件的认识又不是太深，因此我也不太放心他们录入这些基础数据，虽然前期我会辛苦一些，等系统正式上线后，我想大家就会露出欣慰的笑容的。

　　“实施中我一直坚持只要我们领导层足够重视，加强培训、教育，人员上的问题都能解决。谢总的决心大，项目推动也就很快。说信息化工程是一把手工程，就是老总能够让大家认识到这个东西是好的，一定要做下去，碰到什么事情，你去找他，他都可以解决。一把手重视了，下边的员工肯定会重视。尽管在前期实施中有些同事不理解我的工作，但是领导重视此项工作，有什么难题谢总扛着，因为谢总心里清楚，这个管理系统对企业来说是多么的重要和必需，所以他铁了心，让我无论如何把这项前期实施工作做好。事实证明，只要我们都齐心协力，就不怕有跨不过去的槛！”

　　谢总说：“企业上信息化，一些业务流程、运营方式一定要改革。软件是工具，但你如果不去适应它，也是不行的。上了这个软件以后，我们一定要按软件的流程来走，不能像手工做那样随心所欲，我刚开始只是设想通过软件达到电子打单、简单的数据统计，不想录入发票，也不想进行核算记账，但如果这样做，变成了只是用了软件中小部分功能，根本没有达到财务业务一体化目的，因此，后来我听了实施人员的认真讲解后，决定按规范流程走，改变过去的陈旧业务模式，真正实现了财务业务一体化。”

　　四、 信息化效果

　　自从上了会计信息系统后，粤兴纸品的所有出入库单都采用了电子打单，大大的提高了工作效率，还可以实时动态地查询到库存的现存量、可用量；往来对账也轻松多了，可以快速地查询到某个客户的应收款、已收款、未收款情况，实时了解某个客户的交易价格，轻松生成财务报表，给企业的经营运作带来了很大的方便。

　　副总经理兼财务部经理刘玲说：“我觉得这套系统对操作人员的计算机水平要求不高，各项操作和应用都非常简单，有流程导航，界面非常友好。因为像我们这样的传统企业，操作人员的计算机认知程度相对并不高，如在操作上存在困难的话，系统就很难推行下去。现在我们从公司前台打单到采购、从销售到财务，全部都用计算机，感觉非常方便，而且单据设置非常灵活，因为我们本身就是做纸业的，我们希望能通过电脑打印出入库单，这样客户看起来也比较专业，也是一个企业的形象问题。使用这个系统能灵活、方便地进行单据设置、还可以自由地增删自定义项，非常方便，满足了我们企业的个性化需求。”

　　营销部经理李晓华说：“我是负责销售业务的。销售业务非常繁忙,以前每天手工填写发货单,工作效率很低,有时客户着急时根本就忙不过来,只能让客户坐在一旁等着,客户有时会怨言不断,电话接听也顾及不了,严重影响了正常业务的开展。用了软件以后,我感觉轻松多了,只要把发货单往电脑里一输,其他的统计表、明细表等就自然出来了，太方便了，工作效率也提高了不少。”

　　总经理谢总说：“我每天上班时看到我的员工忙而有序地工作，货物出库频繁，每天的现收款统计是那样的及时，我的心里暗自笑了……”

　　“现在我可以随时查询我所需要的数据，方便而且快捷，同时实时掌握相关库存分布情况、应收账款情况、实收货款情况、客户退货情况以及商品销售趋势，得到全面的销售数据汇总，这样就能有效监控销售环节，减少信息受损，减少企业坏账呆账、促进企业资金的良性循环。”

　　谢总还说：“我知道上管理系统是需要一定的过程的，我之所以今年计划对成品仓进行管理，是因为成品仓业务比较简单，原材料仓相对来说比较复杂，基础资料的整理也需要很多时间，我们现在人手比较欠缺，在短时间内我们难以整理基础资料，所以我们想通过运行半年后看看效果如何，然后再考虑渐渐把整个公司业务规范化、系统化，通过这3个月的运行结果来看，我们的选择是对的，我们现在对账比以前轻松多了。一个企业要达到接近零库存的状态，需要在运输方面进行协调，也需要信息，完整的库存数据将大大减少库存账物不符的现象，把库存降到最合理的程度，同时，利用系统准确快捷的信息反馈，可合理调配库存资源，逐步实现全国一体化仓库的规划。我们的生产、采购将会和营销部门一起同步运作，逐步实现零距离，当然这有一个过程，我想用半年到一年的时间来逐步推广。同时，将来系统运行得好，企业发展壮大后，可能会考虑增加站点或升级。”